For Skousens CEO er House of Controls kontraktstyring et ledelsesværktøj
Published 20-08-2017
Detailsektoren er udfordret af løbende kontrakter på alt fra huslejer og Franchise til rengøring. Skousens nytiltrådte administrerende direktør, Majken Pape, har derfor taget House of Controls kontraktstyringssystem til sig som ledelsesværktøj.
Det sikrer Skousen overblik, struktur, risikoreduktion og i sidste ende besparelser:
”Det kan være tidskrævende at vælge systemløsninger, men hvis man arbejder med risikostyring på et højere niveau, kan man simpelthen ikke nøjes med at dokumentstyre via et drev eller et excel-ark,” fortæller administrerende direktør i Skousen, Majken Pape, og forsætter:

”Som økonomidirektør i Søstrene Grene indførte jeg House of Controls kontaktstyringsværktøj for at optimere driften i det daglige. Den erfaring har gjort det muligt at implementere løsningen effektivt i Skousen, så vi kan bruge den på ledelsesniveau med det samme. Hen over sommeren har vi fået arkiveret vores 150 leje- og franchisekontrakter, og vi har nu et overblik og en tryghed, som Excel slet ikke kan mønstre.”

Overblik og rettidige advarsler i et konkurrencepræget marked
I detailbranchen kan manglende overblik over kontrakterne have store økonomiske konsekvenser. Ofte skal kontrakterne genforhandles løbende, og hvis man overser en deadline, kan det i sidste ende betyde, at man mister et succesfuldt lejemål. Og især vækstvirksomheder er helt afhængige af, at kunne reducere risiko i et konkurrencepræget marked:

”Skousen er en ekspanderende virksomhed, og det betyder at der i tillæg til vores mange eksisterende leje- og franchisekontrakter, løbende kommer flere til. Kontrakterne løber typisk i 5 år, og der kan være store risici forbundet med at mangle overblik. En konkurrenceklausul kan udløbe, vi kan miste et lejemål, eller vi kan risikere, at uopsigelighedsperioden forlænges automatisk på et lejemål som vi ønsker at afstå. Med House of Controls kontraktstyringssystem bliver vi varslet i god tid, inden en kontrakt udløber. Det betyder, at vi som ledelse har tid til at fokusere, prioritere og i sidste ende tage gode beslutninger,” pointerer Majken Pape, og forsætter:

”Faktisk er netop alarmerne i høj grad også et redskab til at drive vores forretning på ledelsesniveau. Alarmernes bidrag til risikostyringen frigiver nemlig ledelsesressourcer i det daglige. Vi kan være optaget af andre opgaver, fordi vi ved, at vores samarbejdspartner simpelthen ringer os op, hvis der ikke bliver reageret på alarmerne, fordi modtagerne måske er på ferie eller har skiftet funktion. Og den sikkerhed forplanter sig i hele organisationen.”

Kontraktstyring skal integreres effektivt i organisationen
Majken Pape var helt bevidst om, at det var en god investering at integrere House of Controls professionelle kontraktstyringsværktøj hos Skousen. Alligevel var det vigtigt, at indkøringsfasen blev overstået let og effektivt, så systemet kunne fungere på tværs af organisationen fra dag ét:

”I vores samarbejde med House of Control havde vi en fast projektleder. Han hjalp med at skræddersy systemet til Skousen, og vi havde en tæt dialog om vores behov og ønsker til løsninger og opsætning. Det har bl.a. betydet, at vi i dag kan brugertilpasse adgangen, så vi eksempelvis kan sætte en stud.jur. til at arbejder med kontrakterne i systemet efter bare et par timers introduktion,” siger Majken Pape, og forsætter:

”Samtidig giver systemet os mulighed for, at give deladgang til vores eksterne samarbejdspartnere. Det sparer os for meget arbejde, når eksempelvis revisionen skal udarbejde årsrapporten. Og med udsigten til den nye persondataforordning er det essentielt, at vi kan rettighedsstyre adgang til data – også i vores kontrakter.”

Fokus på de kommercielle parametre øger omsætningen
Majken Pape er derfor heller ikke i tvivl om værdien af Skousens samarbejde med House of Control. Hun anbefaler gerne andre detailkæder og vækstvirksomheder, at få implementeret et seriøst kontraktstyringsværktøj:

”Når man først har konstateret, at man har et behov for kontraktstyring, så skulle man faktisk allerede have været i gang. Problemer bliver kun større, hvis man ikke har et tilstrækkeligt overblik, og derfor er det – især i vækstvirksomheder – meget vigtigt, at være på forkant med tingene. Den tid, man bruger på at få systemet op at køre, er givet rigtigt godt ud, så det er bare med at komme i gang.”  

Bestil en demo med House of Control i dag!